Kort svar
Kontrollera organisationens samlade behov och avtalsläge, beräkna värdet enligt gällande regler och följ den interna inköpsprocessen. Brådska som verksamheten själv orsakat är normalt inte ett frikort.
Gör detta först
De första åtgärderna
- Kontrollera om ramavtal eller befintligt kontrakt kan användas.
- Kontakta inköpsfunktionen innan leverantören får ett löfte.
- Beräkna kontraktets totala värde inklusive optioner och liknande köp.
Kontroll före nästa steg
Chefens checklista
- 01Är behovet avgränsat och godkänt?
- 02Har liknande köp i organisationen räknats med?
- 03Finns sakliga skäl för vald leverantör?
- 04Har rimlig konkurrens tagits till vara?
- 05Är beslut, offerter och avtal dokumenterade?
Undvik detta
- Att dela upp köp för att hamna under en gräns.
- Att beställa först och dokumentera senare.
- Att låta en leverantör definiera behovet och villkoren ensam.
När ska specialist kopplas in?
- När värdet eller avtalsomfattningen är osäker.
- När ensamrätt, tekniska skäl eller synnerlig brådska åberopas.
- När köp redan gjorts utan stöd.
Vanliga frågor om situationen
Vad ska en chef göra först när verksamheten vill direktupphandla?
Kontrollera om ramavtal eller befintligt kontrakt kan användas. Kontakta inköpsfunktionen innan leverantören får ett löfte. Beräkna kontraktets totala värde inklusive optioner och liknande köp.
Vilka kontroller är viktigast före nästa beslut?
Är behovet avgränsat och godkänt? Har liknande köp i organisationen räknats med? Finns sakliga skäl för vald leverantör? Har rimlig konkurrens tagits till vara?
När ska specialist eller högre ledning kopplas in?
När värdet eller avtalsomfattningen är osäker. När ensamrätt, tekniska skäl eller synnerlig brådska åberopas. När köp redan gjorts utan stöd.
Rättsliga utgångspunkter
Fördjupa bedömningen i de relaterade juridikguiderna och kontrollera alltid aktuell lydelse i primärkällan.
- Lag (2016:1145) om offentlig upphandlingOfficiell källa
- Brottsbalk (1962:700)Officiell källa
- Förvaltningslag (2017:900)Officiell källa
- Arkivlag (1990:782)Officiell källa
- Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)Officiell källa
Avgränsning: Guiden är generell information och praktiskt beslutsstöd. Den ersätter inte bedömning av omständigheterna i det enskilda ärendet.
