Kort svar
Verksamheten ansvarar för behovet, kravens relevans och avtalsuppföljningen även när en upphandlingsfunktion leder processen. Köp får inte delas upp eller styras mot en viss leverantör, och val av förfarande, kommunikation och utvärdering måste kunna dokumenteras och försvaras.
Kunskapskrav 01
Detta måste du förstå
- Principerna om likabehandling, icke-diskriminering, öppenhet, proportionalitet och ömsesidigt erkännande.
- Skillnaden mellan avrop, direktupphandling och annonserad upphandling.
- Att aktuella tröskelvärden, direktupphandlingsgränser och interna riktlinjer måste kontrolleras.
- Att otillåtna direktupphandlingar och väsentliga avtalsändringar kan få rättsliga följder.
- Att verksamheten behöver följa upp leverans, villkor och avvikelser under avtalstiden.
Kunskapskrav 02
Detta måste du kunna göra
- Beskriva verksamhetens faktiska behov utan att låsa kravet till en viss produkt.
- Involvera upphandlingsfunktionen innan leverantörsdialog eller beställning.
- Dokumentera behov, marknadsanalys, jävsbedömning och viktiga vägval.
- Hålla kommunikationen med leverantörer likvärdig och spårbar.
- Utse ansvar för avtalsuppföljning, leverantörsrisker och förlängning.
Före beslut
Chefens checklista
- 01Finns redan ett giltigt avtal eller ramavtal?
- 02Vilket samlat behov och kontraktsvärde ska räknas med?
- 03Har upphandlingsfunktionen bekräftat rätt förfarande?
- 04Är kraven nödvändiga, proportionerliga och konkurrensneutrala?
- 05Finns jäv, intressekonflikter eller otillbörlig leverantörspåverkan?
- 06Vem följer upp avtalet och dokumenterar avvikelser?
Vanliga misstag
- Att beställa först och försöka ordna avtal i efterhand.
- Att dela upp liknande köp för att hamna under en gräns.
- Att låta nuvarande leverantör formulera krav som stänger ute konkurrenter.
Praktiskt exempel
En kritisk tjänst måste köpas snabbt
Tidsbrist innebär inte automatiskt att direktupphandling är tillåten. Chefen behöver omedelbart involvera upphandling och juridik, dokumentera orsaken till brådskan, undersöka befintliga avtal och välja den lagliga väg som ger minst risk.
När ska jurist eller specialist kopplas in?
- Det saknas avtal och verksamheten upplever att köpet är akut.
- En leverantör ifrågasätter krav, utvärdering eller tilldelning.
- Avtalet behöver ändras väsentligt eller förlängas utan tydlig option.
Primärkällor
Kontrollera alltid den aktuella lydelsen och de specialregler som gäller för verksamheten.
- Lag (2016:1145) om offentlig upphandlingOfficiell källa
Rättslig avgränsning: Guiden är generell information och praktiskt beslutsstöd. Den ersätter inte juridisk rådgivning i ett enskilt ärende.
