Kort svar
Offentlig verksamhet måste kunna visa hur ärenden har hanterats och beslut fattats. Chefen behöver säkra att viktig information fångas upp från e-post, chattar och verksamhetssystem, att allmänna handlingar registreras när det krävs och att bevarande eller gallring följer beslutade regler.
Kunskapskrav 01
Detta måste du förstå
- Dokumentation är en förutsättning för rättssäkerhet, insyn och uppföljning.
- Diarieföring, ärendedokumentation och arkivering är närliggande men olika skyldigheter.
- Information i samarbetsverktyg och molntjänster kan omfattas av samma krav som annan information.
- Gallring kräver stöd i tillämpliga föreskrifter eller beslut.
- Myndighetens arkiv ska ordnas och skyddas så att information kan återfinnas över tid.
Kunskapskrav 02
Detta måste du kunna göra
- Fastställa var beslut, underlag och väsentliga muntliga uppgifter ska dokumenteras.
- Säkerställa att registrator och arkivfunktion involveras vid nya arbetssätt och system.
- Förhindra att verksamhetskritisk information bara finns i personliga inkorgar.
- Kontrollera att gallring följer dokumenthanteringsplan eller annan beslutad regel.
- Ställa krav på sökbarhet, export och bevarande vid systemanskaffning.
Före beslut
Chefens checklista
- 01Vilka handlingar skapas eller tas emot i processen?
- 02Var ska de registreras och vem ansvarar?
- 03Finns information i e-post, chatt eller externa plattformar?
- 04Hur länge ska informationen bevaras?
- 05Finns beslutat stöd för gallring?
- 06Kan informationen sökas fram och lämnas ut även efter ett systembyte?
Vanliga misstag
- Att låta varje medarbetare själv avgöra vad som ska sparas.
- Att köpa ett system utan krav på export, sökning och arkivering.
- Att blanda ihop radering enligt interna rutiner med tillåten gallring.
Praktiskt exempel
Projektgruppen arbetar helt i chatt
Viktiga ställningstaganden och beslut finns bara i en chattkanal. Chefen behöver bestämma vilka uppgifter som ska föras till ärendet, hur meddelanden kan sökas fram och vad som ska bevaras. Verktygets automatiska radering får inte styra myndighetens arkivansvar.
När ska jurist eller specialist kopplas in?
- Ett nytt system ska ersätta eller migrera äldre information.
- Stora mängder handlingar ska gallras eller överlämnas.
- Det saknas dokumenthanteringsplan eller ansvarig arkivfunktion.
Primärkällor
Kontrollera alltid den aktuella lydelsen och de specialregler som gäller för verksamheten.
- Arkivlag (1990:782)Officiell källa
- Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)Officiell källa
Rättslig avgränsning: Guiden är generell information och praktiskt beslutsstöd. Den ersätter inte juridisk rådgivning i ett enskilt ärende.
