Kort svar
Utgångspunkten är öppenhet. En handling som förvaras hos myndigheten och är inkommen eller upprättad kan vara allmän, även om den finns i e-post, chatt eller ett verksamhetssystem. Sekretess kräver stöd i lag och en begäran om utlämnande ska hanteras skyndsamt.
Kunskapskrav 01
Detta måste du förstå
- Skillnaden mellan handling, allmän handling och offentlig handling.
- När en handling anses inkommen, upprättad och förvarad hos myndigheten.
- Att sekretess måste stödjas på en tillämplig bestämmelse och ofta kräver en skadebedömning.
- Kravet på skyndsam hantering av en begäran om allmän handling.
- Meddelarfrihet, efterforskningsförbud och de undantag som kan gälla.
Kunskapskrav 02
Detta måste du kunna göra
- Säkerställa att personalen känner igen en begäran om allmän handling.
- Ordna en snabb sökning i relevanta system och kanaler.
- Se till att varje sekretessbedömning kopplas till rätt lagrum.
- Lämna ut de delar som är offentliga när andra uppgifter omfattas av sekretess.
- Hänvisa en sökande till ett överklagbart myndighetsbeslut vid avslag.
Före beslut
Chefens checklista
- 01Finns handlingen hos myndigheten?
- 02Är den inkommen eller upprättad?
- 03Vilka delar omfattas av en konkret sekretessbestämmelse?
- 04Kan övriga delar lämnas ut efter maskering?
- 05Har handläggningen prioriterats så att den sker skyndsamt?
- 06Behövs ett formellt beslut som kan överklagas?
Vanliga misstag
- Att tro att intern e-post eller chatt aldrig kan vara allmän handling.
- Att avslå med hänvisning till integritet utan att ange lagstöd.
- Att låta en utlämnandebegäran vänta i den vanliga ärendekön.
Praktiskt exempel
En journalist begär ut chefens chattar
Det avgörande är inte om meddelandena ligger i en mobiltelefon utan om de förvaras hos myndigheten och är inkomna eller upprättade. Verksamheten behöver söka fram materialet, skilja privata meddelanden från tjänsteärenden och göra en individuell sekretessprövning.
När ska jurist eller specialist kopplas in?
- Begäran omfattar stora informationsmängder eller flera IT-system.
- Uppgifterna berör säkerhet, upphandling, personal, vård eller socialtjänst.
- Det finns risk att en felaktig sekretessbedömning orsakar betydande skada.
Primärkällor
Kontrollera alltid den aktuella lydelsen och de specialregler som gäller för verksamheten.
- Tryckfrihetsförordning (1949:105)Officiell källa
- Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)Officiell källa
Rättslig avgränsning: Guiden är generell information och praktiskt beslutsstöd. Den ersätter inte juridisk rådgivning i ett enskilt ärende.