Kort svar
Bedöm innehållet, inte kanalen. Uppgifter som tillför ett ärende sakinformation eller visar hur ett beslut kom till kan behöva dokumenteras och föras till rätt system.
Gör detta först
De första åtgärderna
- Säkra relevant innehåll innan det raderas eller blir svårt att hitta.
- Koppla informationen till rätt ärende eller dokumentationsyta.
- Skilj sakuppgifter från rent tillfälliga meddelanden.
Kontroll före nästa steg
Chefens checklista
- 01Tillför meddelandet ärendet nya sakuppgifter?
- 02Innehåller det ett ställningstagande, uppdrag eller beslut?
- 03Behöver det diarieföras eller bevaras enligt informationshanteringsplan?
- 04Finns personuppgifter eller sekretess som påverkar hanteringen?
- 05Är original, datum, avsändare och sammanhang bevarade?
Undvik detta
- Att anta att interna chattar aldrig kan vara allmänna handlingar.
- Att kopiera känsliga uppgifter till fler system än nödvändigt.
- Att låta avgörande beslut vila på muntliga eller tillfälliga meddelanden.
När ska specialist kopplas in?
- När kanalen används för säkerhetskänsliga uppgifter.
- När en utlämnandebegäran eller tvist redan har uppstått.
- När lokala gallrings- och bevaranderegler är oklara.
Vanliga frågor om situationen
Vad ska en chef göra först när viktiga besked finns bara i chatt eller mejl?
Säkra relevant innehåll innan det raderas eller blir svårt att hitta. Koppla informationen till rätt ärende eller dokumentationsyta. Skilj sakuppgifter från rent tillfälliga meddelanden.
Vilka kontroller är viktigast före nästa beslut?
Tillför meddelandet ärendet nya sakuppgifter? Innehåller det ett ställningstagande, uppdrag eller beslut? Behöver det diarieföras eller bevaras enligt informationshanteringsplan? Finns personuppgifter eller sekretess som påverkar hanteringen?
När ska specialist eller högre ledning kopplas in?
När kanalen används för säkerhetskänsliga uppgifter. När en utlämnandebegäran eller tvist redan har uppstått. När lokala gallrings- och bevaranderegler är oklara.
Rättsliga utgångspunkter
Fördjupa bedömningen i de relaterade juridikguiderna och kontrollera alltid aktuell lydelse i primärkällan.
- Arkivlag (1990:782)Officiell källa
- Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)Officiell källa
- Tryckfrihetsförordning (1949:105)Officiell källa
- IMY: Myndigheters behandling av personuppgifterOfficiell källa
- IMY: Myndigheter och känsliga personuppgifterOfficiell källa
Avgränsning: Guiden är generell information och praktiskt beslutsstöd. Den ersätter inte bedömning av omständigheterna i det enskilda ärendet.
