Kort svar
Bestäm ändamål och rättslig grund före inspelningen. Informera deltagarna, begränsa innehållet och använd endast godkända tjänster med rätt säkerhet och avtal.
Gör detta först
De första åtgärderna
- Kontrollera om inspelning verkligen behövs.
- Identifiera om sekretess eller känsliga personuppgifter kan förekomma.
- Använd bara organisationens godkända verktyg och lagringsplats.
Kontroll före nästa steg
Chefens checklista
- 01Är deltagarna informerade om syfte, lagring och åtkomst?
- 02Finns laglig grund och fastställd gallringstid?
- 03Är leverantör och dataöverföring bedömda?
- 04Behöver inspelningen diarieföras eller tillföras ett ärende?
- 05Kan en minnesanteckning uppfylla behovet med lägre risk?
Undvik detta
- Att aktivera mötesassistent utan tydligt beslut.
- Att spela in känsliga personal- eller individärenden rutinmässigt.
- Att spara råinspelning och transkript längre än nödvändigt.
När ska specialist kopplas in?
- När mötet rör sekretess, personalärende eller myndighetsutövning.
- När tjänsten tränar modeller på innehållet eller lagrar utanför godkänd miljö.
- När deltagare har skyddsbehov eller invänder.
Rättsliga utgångspunkter
Fördjupa bedömningen i de relaterade juridikguiderna och kontrollera alltid aktuell lydelse i primärkällan.
- IMY: Myndigheters behandling av personuppgifterOfficiell källa
- IMY: Myndigheter och känsliga personuppgifterOfficiell källa
- Tryckfrihetsförordning (1949:105)Officiell källa
- Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)Officiell källa
- Arkivlag (1990:782)Officiell källa
Avgränsning: Guiden är generell information och praktiskt beslutsstöd. Den ersätter inte bedömning av omständigheterna i det enskilda ärendet.
