Kort svar
Bestäm ändamål och rättslig grund före inspelningen. Informera deltagarna, begränsa innehållet och använd endast godkända tjänster med rätt säkerhet och avtal.
Gör detta först
De första åtgärderna
- Kontrollera om inspelning verkligen behövs.
- Identifiera om sekretess eller känsliga personuppgifter kan förekomma.
- Använd bara organisationens godkända verktyg och lagringsplats.
Kontroll före nästa steg
Chefens checklista
- 01Är deltagarna informerade om syfte, lagring och åtkomst?
- 02Finns laglig grund och fastställd gallringstid?
- 03Är leverantör och dataöverföring bedömda?
- 04Behöver inspelningen diarieföras eller tillföras ett ärende?
- 05Kan en minnesanteckning uppfylla behovet med lägre risk?
Undvik detta
- Att aktivera mötesassistent utan tydligt beslut.
- Att spela in känsliga personal- eller individärenden rutinmässigt.
- Att spara råinspelning och transkript längre än nödvändigt.
När ska specialist kopplas in?
- När mötet rör sekretess, personalärende eller myndighetsutövning.
- När tjänsten tränar modeller på innehållet eller lagrar utanför godkänd miljö.
- När deltagare har skyddsbehov eller invänder.
Vanliga frågor om situationen
Vad ska en chef göra först när ett möte ska spelas in eller ai-transkriberas?
Kontrollera om inspelning verkligen behövs. Identifiera om sekretess eller känsliga personuppgifter kan förekomma. Använd bara organisationens godkända verktyg och lagringsplats.
Vilka kontroller är viktigast före nästa beslut?
Är deltagarna informerade om syfte, lagring och åtkomst? Finns laglig grund och fastställd gallringstid? Är leverantör och dataöverföring bedömda? Behöver inspelningen diarieföras eller tillföras ett ärende?
När ska specialist eller högre ledning kopplas in?
När mötet rör sekretess, personalärende eller myndighetsutövning. När tjänsten tränar modeller på innehållet eller lagrar utanför godkänd miljö. När deltagare har skyddsbehov eller invänder.
Rättsliga utgångspunkter
Fördjupa bedömningen i de relaterade juridikguiderna och kontrollera alltid aktuell lydelse i primärkällan.
- IMY: Myndigheters behandling av personuppgifterOfficiell källa
- IMY: Myndigheter och känsliga personuppgifterOfficiell källa
- Tryckfrihetsförordning (1949:105)Officiell källa
- Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)Officiell källa
- Arkivlag (1990:782)Officiell källa
Avgränsning: Guiden är generell information och praktiskt beslutsstöd. Den ersätter inte bedömning av omständigheterna i det enskilda ärendet.
