Kort svar
Säkra att begäran tas om hand skyndsamt, identifiera handlingen, pröva om den är allmän och bedöm om någon uppgift omfattas av sekretess. Låt registrator eller jurist hjälpa till när bedömningen är oklar.
Gör detta först
De första åtgärderna
- Bekräfta internt vem som handlägger begäran.
- Sök fram den efterfrågade handlingen utan onödigt dröjsmål.
- Avgränsa en eventuell sekretessprövning till de uppgifter som faktiskt kan skyddas.
Kontroll före nästa steg
Chefens checklista
- 01Är materialet en handling och förvaras det hos organisationen?
- 02Är handlingen inkommen eller upprättad?
- 03Finns en konkret sekretessbestämmelse som kan tillämpas?
- 04Kan handlingen lämnas ut med vissa uppgifter maskerade?
- 05Är beslut, motivering och information om överklagande korrekt hanterade?
Undvik detta
- Att kräva att den sökande identifierar sig eller anger syftet utan rättsligt stöd.
- Att skjuta upp prövningen för att verksamheten har hög arbetsbelastning.
- Att sekretessbelägga hela dokumentet när endast enstaka uppgifter behöver skyddas.
När ska specialist kopplas in?
- När sekretessbestämmelser konkurrerar eller är svårtolkade.
- När begäran omfattar stora informationsmängder eller säkerhetskänsliga uppgifter.
- När ett avslagsbeslut kan behöva fattas och överklagandehänvisning lämnas.
Vanliga frågor om situationen
Vad ska en chef göra först när en begäran om allmän handling kommer in?
Bekräfta internt vem som handlägger begäran. Sök fram den efterfrågade handlingen utan onödigt dröjsmål. Avgränsa en eventuell sekretessprövning till de uppgifter som faktiskt kan skyddas.
Vilka kontroller är viktigast före nästa beslut?
Är materialet en handling och förvaras det hos organisationen? Är handlingen inkommen eller upprättad? Finns en konkret sekretessbestämmelse som kan tillämpas? Kan handlingen lämnas ut med vissa uppgifter maskerade?
När ska specialist eller högre ledning kopplas in?
När sekretessbestämmelser konkurrerar eller är svårtolkade. När begäran omfattar stora informationsmängder eller säkerhetskänsliga uppgifter. När ett avslagsbeslut kan behöva fattas och överklagandehänvisning lämnas.
Rättsliga utgångspunkter
Fördjupa bedömningen i de relaterade juridikguiderna och kontrollera alltid aktuell lydelse i primärkällan.
- Tryckfrihetsförordning (1949:105)Officiell källa
- Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)Officiell källa
- Arkivlag (1990:782)Officiell källa
- Förvaltningslag (2017:900)Officiell källa
- Regeringsformen (1974:152)Officiell källa
Avgränsning: Guiden är generell information och praktiskt beslutsstöd. Den ersätter inte bedömning av omständigheterna i det enskilda ärendet.
